L’externalisation est un véritable projet d’entreprise, faisant appel à des compétences tierces mais dont le contrôle reste confié au responsable du Système d’Information.

Ce type de projet à part entière, doit faire appel à différentes compétences au sein de l’entreprise afin d’évaluer avec précision l’opportunité de réaliser une telle opération.

L’entreprise doit au préalable bien étudier si le fait d’externaliser reste en rapport avec les orientations stratégiques générales de l’organisation et des besoins des utilisateurs du Système d’ Information.

Il est à noter que nombre d’entreprise fait appel à des cabinets de conseil spécialisés dans l’audit pour être assisté à la rédaction d’un cahier des charges et pour l’assistance à maîtrise d’ouvrage.

Cette étape à pour but de mettre en place une équipe de projet capable de construire une structure de réflexion autour des axes suivants :

• Les objectifs détaillés de l’externalisation des besoins réels, perçus, latents, formalisés et retenus,
• L’état des lieux du Système d’Information et les problèmes potentiellement liés a l’externalisation,
• Les résultats attendus du recours à l’externalisation,
• Les principales caractéristiques des solutions envisagées en terme de périmètre d’action, de forme de l’externalisation, de contenu de prestation attendues et d’exigences particulières

Une telle étude a pour intérêt principal de vérifier l’opportunité réelle d’externaliser.

Cette étude aura pour objectif de compléter l’étude d’opportunité sur les points suivants :

• Faisabilité des solutions envisagées,
• Etudes des risques, contraintes et difficultés à la mise en œuvre des solutions,
• Mise en place des modalité pratiques (phases du projet, acteurs concernés, procédures,..)

Cette partie importante du projet d’externalisation peut être étudiée en effectuant une « pré consultation », afin d’identifier les prestataires aptes à satisfaire les exigences de grandes importances comme :

• Le type de technologie à maîtriser,
• La présence des prestataires dans les régions concernées par le projet,
• Les modalités de reprise partielle ou globale du personnel,
• Le montage juridique de l’opération, ..

Il est à noter que dans un cadre de confidentialité, demandé par de plus en plus d’entreprise, cette pré consultation peut être effectué par un cabinet de conseil. Ceci permettant une analyse indépendante des propositions recueillies.

En achevant ces deux études, la direction générale de l’entreprise dispose des éléments suffisants pour décider de lancer la rédaction du cahier des charges en vue d’une consultation définitive des prestataires d’infogérance.

Il est nécessaire dans un premier temps de reprendre et d’étayer les caractéristiques générales du projet d’externalisation, en détaillant les éléments vus dans les études précédentes.

Ainsi, l’inventaire d’état des lieux, éléments contractuel clé pour le projet, pourra comporter les volets suivants :

• Les informations générales sur l’organisation,
• L’inventaire des ressources matérielles et logicielles,
• La description des prestations externalisées,
• Les ressources humaines,
• L’analyse financière.

L’analyse financière doit permettre d’identifier l’ensemble des coûts nécessaire à l’élaboration du coût complet du projet d’externalisation en précisant les éléments suivants :

• Les coûts de revient avant externalisation, en vu de la comparaison avec les solutions et les prix des prestataires.
• La définition des éléments à transférer aux prestataires, en vu des prix de reprise,
• La diffusion du maximum d’éléments permettant aux prestataires de concevoir la solution optimale.

Ainsi le cahier des charges doit comporter les articles suivants, qui constitueront les éléments de base du contrat :

• Les objectifs et contraintes du projet,
• Le périmètre de l’infogérance et état des lieux,
• La définition des prestations attendues,
• La définition de l’engagement de résultats,
• Les obligations de la maîtrise d’ouvrage,
• Les obligations de la maîtrise d’œuvre,
• Les obligations communes,
• Les phases du contrat à mettre en œuvre,
• La sécurité et la confidentialité,
• Les dispositions contractuelles.

Au sein du cahier des charges, il est important de préciser en détail le type de prestations attendues au niveau des éléments suivants :

• Les cycles de développements nouveaux, les extensions de systèmes ou la refonte,
• La maintenance applicative : avec son type de fonctionnement attendu et détaillé (curative, corrective, adaptative, évolutive, le support à l’exploitation),
• Le recours au progiciel,
• La mise en production, l’industrialisation et l’automatisation des applications,
• L’assistance des études aux utilisateurs (assistance de niveau 2),
• La gestion précise du réseau de l’administration à l’exploitation (conception, déploiement, assistance aux utilisateurs, administration e exploitation de réseau, gestion des services de communication, supervision et management de réseau),
• La maîtrise des architectures de production (conception, qualification de solution, entretien et optimisation de l’architecture),
• La gestion des performances et des capacités,
• Les prestations de secours et de reprise d’activité,